La factura rectificativa ¿Qué es y cuándo se utiliza?

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir facturas y copia de las mismas, cuando en el desarrollo de su actividad realizan entregas de bienes y/o prestaciones de servicios. No obstante, si al emitir una factura ha incluido datos inexactos o ha calculado mal la cuota de IVA, el autónomo o empresa tiene la posibilidad de corregir los citados errores mediante lo que se denomina “factura rectificativa”.

¿Qué es?

La factura rectificativa se elabora cuando es necesario cambiar algún elemento concreto de otra factura que se emitió con anterioridad.  En aquellos casos en los que se advierta un error al emitir una factura, no debe cambiar la factura original, puesto que la forma correcta sería  emitir un nuevo documento en el que se haga referencia al anterior corrigiendo los defectos.

Así mismo, es importante tener en cuenta que las facturas rectificativas se deben anotar por separado, en una serie diferente a las demás, con el objetivo de evitar duplicidades.

¿En qué casos es obligatorio expedirlas?

Es necesario emitir una factura rectificativa en los siguientes casos:

– La factura no cumple con los requisitos establecidos por la normativa aplicable, ya que falta información relevante de la factura (nombre o razón social, NIF, dirección, fecha, etc…).

– Existe algún fallo en los datos incluidos.

– La base imponible o la cuota de IVA están mal calculadas.

Si desea cambiar el importe de una factura puede incluir en el documento rectificativo solamente la cantidad a modificar (que puede ser positiva o negativa).

No procederá la rectificación de las cuotas repercutidas en los siguientes casos:

• Cuando la rectificación no esté motivada por las causas previstas en la normativa (Artículo 80 de la Ley 37/1992)
• Cuando sea la Administración tributaria la que ponga de manifiesto, a través de las correspondientes liquidaciones, cuotas impositivas devengadas y no repercutidas mayores que las declaradas por el sujeto pasivo y la conducta de éste sea constitutiva de infracción tributaria.

¿Qué requisitos debemos tener en cuenta?

Toda factura rectificativa deberá cumplir con los requisitos que se establecen como obligatorios con carácter general y además:

– Se debe indicar la condición de rectificativa y la causa que motiva la expedición de este tipo de factura.

– La referencia a la factura original, incluyendo el número y la fecha de la misma.

– Una numeración diferente.

¿Cuándo deben emitirse este tipo de facturas?

La expedición de una factura rectificativa se debe realizar tan pronto como el obligado a emitir la factura tenga conocimiento de las circunstancias descritas anteriormente y, siempre que no hayan transcurrido cuatro años desde el momento en el que se devengó el impuesto. Por tanto, una vez producida la rectificación el sujeto pasivo cuenta con un plazo de un año para regularizar su situación tributaria.

El IVA en las facturas rectificativas

1. Modificación de la cuota.

Cuando se ha cometido un error a la hora de repercutir el IVA en una factura se puede modificar, como hemos señalado anteriormente, a través de una factura rectificativa.

Si la rectificación supone una minoración de la cuota inicialmente repercutida el contribuyente puede:

• Iniciar un procedimiento de devolución de ingresos indebidos.
• Regularizar la situación en la declaración correspondiente al periodo en el que se emitió la factura rectificativa o en las siguientes, hasta el plazo de un año.

Cuando la rectificación supone una minoración de las cuotas deducidas el contribuyente debe presentar una declaración rectificativa.

2. Facturas Impagadas.

Si ha emitido una factura a un cliente, ha declarado y pagado el IVA correspondiente y, sin embargo, no la ha cobrado, puede emitir una factura rectificativa para recuperar dicha cuota. No obstante, existen una serie de requisitos para poder recuperar el IVA de facturas impagadas:

• La factura impagada debe constar así en contabilidad desde al menos 1 año desde la emisión de la misma o 6 meses si eres autónomo/pyme con un volumen de operaciones inferior a 6.010.121,04 euros.
• La factura debe estar registrada en los libros fiscales y contables.
• El destinatario de la factura debe ser una empresa o empresario individual.
• Debes haber reclamado el pago de la deuda por vía judicial o mediante algún medio que deje constancia.

Si es su caso, debe tener en cuenta los pasos a seguir para recuperar el IVA de la factura impagada.

• Emita una factura rectificativa indicando el motivo.
• Efectúe la reclamación de la factura impagada (Judicialmente, Notarialmente, Burofax…).
• Envíe a Hacienda la factura rectificativa.
• Envíe la factura rectificativa junto a la liquidación mensual o trimestral donde solicite la recuperación del IVA.