Evite que la caja presente saldo negativo

Aunque la cuenta 570, Caja, no debería presentar nunca un saldo negativo, en la práctica pueden producirse descuadres puntuales derivados de errores o retrasos en la contabilización.

Cuando el saldo negativo es temporal, de escasa duración y está debidamente justificado, la situación no debería generar consecuencias relevantes. Así puede ocurrir, por ejemplo, cuando un ingreso en efectivo se contabiliza con retraso y, durante unos días, la cuenta refleja pagos superiores al efectivo registrado.
El riesgo surge cuando los saldos negativos se mantienen durante un período prolongado o alcanzan importes significativos. En estos casos, Hacienda podría interpretar que determinados pagos a proveedores se han satisfecho con dinero que no figura en la contabilidad.

A partir de esta circunstancia, la Administración podría presumir que la empresa ha obtenido ventas o ingresos no declarados y regularizar el Impuesto sobre Sociedades por las cantidades omitidas. Además de la cuota dejada de ingresar, podría exigir los correspondientes intereses de demora y, cuando aprecie culpabilidad, imponer las sanciones tributarias que procedan.

Cierre de cuentas
Para evitar contingencias fiscales, al cerrar las cuentas de cada ejercicio conviene revisar detenidamente la cuenta 570, Caja, y corregir cualquier error que pueda provocar un saldo negativo.

La comprobación no debe limitarse al saldo existente a 31 de diciembre. Es necesario analizar la evolución de la cuenta durante todo el ejercicio y verificar que no haya presentado saldos negativos de forma recurrente o durante períodos prolongados.

También deben revisarse los movimientos que hayan originado el descuadre, como cobros contabilizados con retraso, pagos duplicados, gastos satisfechos por socios o movimientos registrados erróneamente como salidas de caja.

Esta revisión es especialmente importante porque Hacienda puede utilizar como referencia el saldo negativo máximo alcanzado durante el ejercicio para cuantificar las ventas presuntamente no declaradas. Por tanto, aunque la cuenta cierre el año con saldo positivo, la existencia de posiciones negativas durante el ejercicio puede generar un riesgo fiscal si no están debidamente justificadas.

Riesgo en el IVA
La existencia de ventas no declaradas también puede tener consecuencias en el Impuesto sobre el Valor Añadido. Si Hacienda acredita que la empresa realizó operaciones sujetas y no declaradas, podrá exigir las cuotas de IVA que debieron repercutirse e ingresarse.

Ahora bien, el tratamiento no es exactamente el mismo que en el Impuesto sobre Sociedades. En el IVA, la Administración no puede basar la regularización únicamente en la existencia de un saldo negativo en la cuenta de caja.
Para exigir el impuesto, Hacienda deberá acreditar, mediante datos y elementos objetivos, que las ventas se realizaron efectivamente. A estos efectos, podrá apoyarse en facturas omitidas, diferencias de existencias, márgenes comerciales, cobros, movimientos bancarios, consumos, documentos internos o información facilitada por clientes y proveedores.

Por tanto, una caja negativa puede constituir un indicio relevante, pero no basta por sí sola para regularizar el IVA. Sin pruebas adicionales que demuestren la realidad y el importe de las operaciones no declaradas, la exigencia de las cuotas repercutidas resultaría discutible.

Cuenta corriente con socios
El saldo negativo de caja no siempre responde a la existencia de ventas ocultas. En muchas ocasiones, se origina porque un socio o administrador ha pagado con su propio dinero una factura o una deuda de la sociedad y, posteriormente, el movimiento se ha contabilizado de forma incorrecta como una salida de la cuenta 570, Caja.

En estos casos, el dinero no ha salido realmente de la caja de la empresa. Lo que existe es una cantidad adelantada por el socio y, por tanto, una deuda de la sociedad frente a este. La operación debería registrarse, con carácter general, en una cuenta corriente con socios y administradores, habitualmente la cuenta 551, en lugar de imputarse como una salida de efectivo.

De este modo, la contabilidad reflejará correctamente que;
• El gasto corresponde a la sociedad.
• El socio ha adelantado los fondos con su patrimonio personal.
• La empresa mantiene una deuda pendiente de reembolso.
• No se ha producido una salida real de la caja social.

Para justificar este tratamiento, conviene conservar la factura emitida a nombre de la sociedad, el justificante del pago realizado por el socio y, en su caso, la documentación del posterior reembolso.
Así, ante una comprobación, la empresa podrá acreditar que el dinero utilizado para atender esos pagos procede de aportaciones o anticipos del socio, y no de ventas no declaradas.

Si necesitas asesoramiento o información sobre este tema, no dudes en contactar con el equipo de asesores y consultores de ESCOEM. Estamos a tu disposición para ayudarte y resolver cualquier duda que nos plantees.