Regularización de cuotas de autónomos e implicaciones

Desde la entrada en vigor del nuevo sistema de cotización por ingresos reales en enero de 2023, las cuotas que los trabajadores autónomos pagan a la Seguridad Social han dejado de ser una elección personal para convertirse en una obligación vinculada directamente a sus rendimientos netos.

Este cambio, regulado por el Real Decreto-ley 13/2022, ha introducido un mecanismo de revisión anual conocido como regularización de cuotas, que ajusta lo pagado durante el año en función de los ingresos declarados en el IRPF.

El sistema de cotización ha cambiado

Desde el 1 de enero de 2023, la base de cotización de los trabajadores autónomos deja de ser una elección voluntaria dentro de unos límites generales y pasa a estar vinculada de forma obligatoria a los rendimientos netos reales obtenidos por la actividad económica, conforme al Real Decreto-ley 13/2022 y a la Ley General de la Seguridad Social.

La elección de la base de cotización únicamente puede realizarse dentro del tramo de rendimientos netos que el propio autónomo declare como previsión anual, desapareciendo la posibilidad de cotizar libremente por bases inferiores o superiores al nivel de ingresos real. Los rendimientos netos computables se determinan conforme a lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 35/2006 del IRPF, partiendo del resultado de la actividad económica, minorado por los gastos fiscalmente deducibles, incluidas las propias cuotas satisfechas a la Seguridad Social, así como los gastos genéricos previstos reglamentariamente. Las cuotas ingresadas durante el ejercicio tienen carácter provisional, ya que se calculan sobre una previsión de rendimientos y no sobre los ingresos definitivos. La cotización solo adquiere carácter definitivo tras la regularización anual practicada por la Tesorería General de la Seguridad Social.

El procedimiento de regularización se inicia una vez presentada la declaración del IRPF correspondiente al ejercicio fiscal, momento en el que la Agencia Tributaria comunica a la Tesorería General de la Seguridad Social los rendimientos netos definitivos del trabajador autónomo. Este proceso es automático y no requiere solicitud por parte del contribuyente. La Tesorería contrasta los rendimientos declarados en el IRPF con las bases de cotización provisionales utilizadas durante el ejercicio y determina si dichas bases se ajustan al tramo de ingresos que finalmente corresponda. Finalizado el contraste, la Tesorería General de la Seguridad Social dicta resolución administrativa, que se notifica por medios electrónicos, en la que se determina si procede el ingreso de cuotas adicionales o la devolución de las cantidades ingresadas en exceso.

Qué ocurre si se cotiza por debajo o por encima del tramo

Dado que la cotización durante el año se realiza sobre una previsión de rendimientos, es habitual que, tras la regularización anual, la base utilizada no coincida exactamente con la que corresponde a los rendimientos netos definitivos declarados en el IRPF.

Cuando el autónomo cotiza por debajo del tramo que finalmente le corresponde, normalmente por haber subestimado sus ingresos, la Tesorería General de la Seguridad Social exige el pago de la diferencia de cuotas no ingresadas. Este ajuste se comunica mediante resolución administrativa y debe abonarse dentro del plazo indicado. El incumplimiento del plazo puede dar lugar a la aplicación de recargos, conforme a la normativa de recaudación de la Seguridad Social. El principal impacto de este escenario suele ser financiero, al concentrarse en un solo pago la regularización de varios meses. Por el contrario, cuando el autónomo cotiza por encima de su tramo real de rendimientos, la regularización reconoce un derecho a devolución por las cuotas ingresadas en exceso. Esta devolución no se produce al presentar el IRPF, sino cuando la Seguridad Social finaliza el proceso de regularización y efectúa el reintegro de oficio. Aunque no supone un perjuicio fiscal, sí implica haber soportado temporalmente una mayor carga de cotización.

En ambos casos, la regularización no tiene carácter sancionador, pero pone de manifiesto la importancia de ajustar la base de cotización a la evolución real de los ingresos para evitar pagos adicionales o devoluciones significativas en el ejercicio siguiente.

Desde el punto de vista fiscal, la regularización de las cuotas del RETA no obliga a modificar la declaración del IRPF ya presentada, ya que no supone la obtención de un nuevo ingreso ni la generación de un rendimiento adicional sujeto a tributación. Cuando la regularización da lugar a un pago adicional en un ejercicio posterior, dicho importe tiene la consideración de gasto fiscalmente deducible en el ejercicio en que se satisface, conforme a lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 35/2006 del IRPF.

Por tanto, si el autónomo abona en 2025 una regularización correspondiente a cuotas de 2024, ese importe se deducirá en la declaración del IRPF de 2025, que se presenta en 2026. En el caso de que la regularización resulte a devolver, la cantidad reintegrada por la Tesorería General de la Seguridad Social no tributa como ingreso, sino que debe tratarse como una minoración del gasto por cuotas a la Seguridad Social en el ejercicio en que se percibe.

Cómo planificar mejor para evitar ajustes inesperados

El nuevo sistema exige una mayor implicación por parte del autónomo. Para evitar sorpresas durante la regularización, es recomendable ajustar la base de cotización a lo largo del año conforme a la evolución de los ingresos. La normativa permite cambiar la base hasta seis veces al año, lo que ofrece cierta flexibilidad para adaptar las cuotas a la realidad económica del negocio. También es fundamental hacer estimaciones realistas sobre los ingresos y conservar los justificantes de pago. Cada situación puede presentar particularidades que conviene analizar de forma individualizada.

Conclusión para un sistema más justo, pero más exigente

La regularización anual de las cuotas del RETA constituye uno de los elementos clave del nuevo sistema de cotización por ingresos reales. Su finalidad es garantizar que la aportación a la Seguridad Social se ajuste de forma más precisa a la capacidad económica efectiva de cada trabajador autónomo, corrigiendo las desviaciones derivadas de la cotización provisional basada en previsiones. No obstante, este mayor grado de equidad viene acompañado de una exigencia adicional de control y planificación. El autónomo ya no puede desentenderse de su base de cotización, ya que una falta de seguimiento de la evolución de los ingresos puede dar lugar a regularizaciones relevantes, con impacto directo en la liquidez o en la gestión contable del ejercicio siguiente.

Por ello, resulta esencial conocer el funcionamiento del sistema y anticiparse a los posibles ajustes, revisando periódicamente la previsión de rendimientos y adaptando la base de cotización cuando sea necesario. 

Si necesitas asesoramiento o información sobre este tema, no dudes en contactar con el equipo de asesores y consultores de ESCOEM. Estamos a tu disposición para ayudarte y resolver cualquier duda que nos plantees.