Acta de socios; clave para el Registro Mercantil

Una decisión empresarial puede haber sido correctamente negociada, contar con el respaldo suficiente de los socios y responder plenamente a los intereses de la compañía. Sin embargo, todo ese trabajo puede quedar paralizado cuando el acuerdo no se documenta de forma adecuada.

El problema no siempre se encuentra en la decisión adoptada, sino en el acta que debe acreditar cómo se constituyó la junta, quiénes participaron, qué asuntos fueron tratados, qué acuerdos se aprobaron y qué mayoría respaldó cada uno de ellos. El acta de la junta no es, por tanto, un simple trámite administrativo. Es la prueba documental de la voluntad social y el punto de partida para ejecutar los acuerdos, elevarlos a público cuando sea necesario y solicitar su inscripción en el Registro Mercantil.

La Ley de Sociedades de Capital establece que todos los acuerdos sociales deben constar en acta. Además, salvo en el supuesto de acta notarial, los acuerdos podrán ejecutarse desde la fecha en que el acta haya sido aprobada.

El acta acredita la voluntad de la sociedad
La junta general es el órgano a través del cual los socios forman y expresan la voluntad de la sociedad. No obstante, esa voluntad debe quedar reflejada de manera clara, completa y verificable para producir efectos dentro de la empresa y, cuando proceda, frente a terceros.

El acta deja constancia de lo sucedido durante la reunión y permite comprobar que la junta se constituyó válidamente, que los socios pudieron ejercer sus derechos y que los acuerdos fueron adoptados con las mayorías legales o estatutarias exigibles.

También sirve de base para expedir la certificación de los acuerdos sociales. Aunque ambos documentos están estrechamente relacionados, no deben confundirse. El acta recoge el desarrollo de la reunión y los acuerdos adoptados, mientras que la certificación acredita, de forma literal o mediante extracto, determinados acuerdos que constan en el libro de actas.

Cuando el acuerdo deba acceder al Registro Mercantil, la certificación deberá recoger todas las circunstancias necesarias para que el registrador pueda calificar su validez. En determinados supuestos, además, el acuerdo tendrá que elevarse a escritura pública antes de solicitar su inscripción. Una documentación incompleta puede generar dudas sobre la convocatoria, la asistencia, la representación de los socios, el resultado de la votación o la propia existencia del acuerdo.

Por ello, la redacción del acta debe responder fielmente a lo ocurrido y evitar expresiones genéricas o ambiguas.

¿Qué debe contener el acta de la junta?
El artículo 97 del Reglamento del Registro Mercantil regula las circunstancias que deben constar en las actas de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles. El documento debe permitir reconstruir con precisión cómo se celebró la reunión y cómo se formó la voluntad social.

En primer lugar, debe identificarse la sociedad y señalarse el lugar y la fecha de celebración. También conviene indicar la hora de inicio y precisar si se trata de una junta ordinaria, extraordinaria o universal. Cuando la junta haya sido previamente convocada, el acta deberá reflejar la fecha y el sistema utilizado para efectuar la convocatoria, así como el contenido de esta y su orden del día. Estos datos permiten comprobar que se han respetado los plazos, los medios de comunicación y los requisitos previstos en la ley y en los estatutos sociales.

En las juntas universales no existe convocatoria previa. Sin embargo, debe constar que está presente o representada la totalidad del capital social y que todos los asistentes aceptan por unanimidad la celebración de la reunión y los asuntos que se van a tratar. El acta también debe identificar a las personas que actúan como presidente y secretario. Ambos cargos desempeñan una función esencial; el presidente dirige la reunión y presta su visto bueno al acta, mientras que el secretario documenta su desarrollo y firma el texto aprobado.

Antes de comenzar las deliberaciones debe formarse la lista de asistentes. En ella se recogerá quién comparece personalmente, quién actúa mediante representación, el número de participaciones o acciones con las que concurre cada socio y el porcentaje de capital presente o representado.

Al final de la lista debe indicarse el número total de socios asistentes y el capital que representan, diferenciando, cuando sea necesario, el capital con derecho de voto. En las juntas universales deben constar, además, el nombre y la firma de todos los socios asistentes o de sus representantes.

El orden del día delimita, como regla general, las materias sobre las que la junta puede deliberar y adoptar acuerdos. Por este motivo, una referencia imprecisa como «asuntos varios» o «cuestiones de interés para la sociedad» puede resultar insuficiente cuando se pretende justificar la aprobación de una decisión concreta. Cada punto debe describirse con claridad. El acta debe recoger el contenido de los acuerdos y el resultado de las votaciones, expresando la mayoría con la que fueron aprobados.

No es recomendable limitarse a indicar que una propuesta fue aprobada «por mayoría» o «sin oposición». La fórmula más segura consiste en especificar los votos a favor, los votos en contra y las abstenciones, junto con el porcentaje de capital que representa cada posición.

Cuando un socio haya votado en contra y solicite que conste expresamente su oposición, esta deberá reflejarse en el acta. Esta mención puede ser relevante para acreditar su posición y, en su caso, para el posterior ejercicio de acciones de impugnación.

Finalmente, el documento debe indicar cómo y cuándo fue aprobado. La Ley de Sociedades de Capital permite que el acta sea aprobada por la propia junta al término de la reunión o, dentro de los quince días siguientes, por el presidente y dos socios interventores, uno en representación de la mayoría y otro de la minoría. Una vez aprobada, deberá ser firmada por el secretario con el visto bueno del presidente.

Los errores en el acta pueden impedir la inscripción
No toda deficiencia formal provoca automáticamente la nulidad de los acuerdos. Sin embargo, cuando el acta o la certificación no permiten comprobar que la junta fue correctamente convocada y constituida, que se alcanzaron las mayorías necesarias o que el acuerdo certificado coincide con el realmente aprobado, el registrador puede suspender su inscripción.

Entre los defectos más habituales se encuentran la falta de identificación de los asistentes, la omisión del capital presente o representado, la ausencia del texto de la convocatoria, la utilización de fórmulas imprecisas para describir el resultado de la votación o la falta de indicación sobre la aprobación del acta. También pueden producirse problemas cuando la certificación reproduce un acuerdo distinto del adoptado, omite circunstancias esenciales o está expedida por una persona que no tiene facultad certificante.

Especial atención merece el acta notarial. Los administradores pueden requerir la presencia de un notario para que levante acta de la junta y deberán hacerlo cuando lo soliciten, con la antelación legalmente establecida, socios que representen al menos el 1 % del capital en una sociedad anónima o el 5 % en una sociedad limitada.

Cuando la intervención notarial sea legalmente exigible, los acuerdos solo serán eficaces si constan en el acta levantada por el notario. Este documento no necesita aprobación posterior y los acuerdos pueden ejecutarse desde la fecha de su cierre. No obstante, la existencia de un acta notarial no elimina la necesidad de cumplir las restantes formalidades exigidas para cada operación.

Cuando la ley requiera escritura pública, como sucede habitualmente con las modificaciones estatutarias, el acuerdo deberá formalizarse en el correspondiente instrumento público para acceder al Registro Mercantil.

La prevención comienza antes de celebrar la junta. La convocatoria, el orden del día, las representaciones, las mayorías exigibles y la redacción de los acuerdos deben revisarse de manera coordinada. El acta debe elaborarse durante la reunión o inmediatamente después, mientras todavía pueden comprobarse con exactitud todas sus circunstancias.

El acta no es un mero resumen de lo hablado. Es el documento que acredita la voluntad social, permite ejecutar los acuerdos y facilita su acceso al Registro Mercantil. Una redacción clara, completa y jurídicamente rigurosa evita subsanaciones, retrasos, costes innecesarios y futuros conflictos entre los socios.

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