Factura electrónica y Verifactu: Guía básica con lo que necesitas saber

La Ley Crea y Crece establece un hito al establecer la adopción obligatoria de la factura electrónica en las transacciones B2B, siempre que ambas partes, proveedor y cliente, operen desde territorio español. Ante este escenario, el reloj empieza a correr para las empresas de todos los tamaños y sectores, instándolas a revisar y, si es necesario, actualizar sus procedimientos para alinearse con las exigencias de esta Ley.

En esta línea, el Gobierno de España, dentro del contexto de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, ha puesto en marcha la implantación de un sistema de emisión de facturas verificables o sistema VeriFactu. Con ello, se pretende que las empresas terminen enviando a la Agencia Tributaria las facturas emitidas.

Los sistemas de emisión de facturas verificables o VeriFactu tienen entre sus objetivos combatir las prácticas fraudulentas y evasivas que impactan negativamente en la economía del país y, por otro lado, impulsar la automatización y digitalización de los procesos de facturación, contabilidad y fiscalidad de las empresas. Estos sistemas de verificación de factura electrónica garantizarán que las facturas sean confiables y difíciles de manipular.

Legislación

Normas en Proyecto y aprobadas relacionadas con facturación y Libros Registros

1. ¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica? 

• Las empresas que facturen más de ocho millones de euros estarán obligados a emitir la factura electrónica un año después de la aprobación del Real Decreto que apruebe el reglamento de facturación electrónica. Se estima que tengan emitir facturas electrónicas a lo largo de 2025.
• Las empresas que facturen menos de ocho millones de euros al año tendrán la obligación de emitir la factura electrónica dos años después de la aprobación del Real Decreto que apruebe el reglamento de facturación electrónica. Se estima que tengan emitir facturas electrónicas a lo largo de 2026.

2. Verifactu

La comunicación de los registros de facturación a la AEAT es voluntaria, no obstante, si la Agencia Tributaria pide estos registros la empresa estaría obligada a presentar los ficheros de facturas. Todas las facturas serán verificables con una huella o hash, por tanto, la Ley Antifraude pretende evitar la modificación o dcumentos que tengan relación con el ciclo de venta de un producto o servicio. En definitiva, el contribuyente tendrá dos opciones, Verifactu o un  Sistema Informático de Facturación (SIF) externo. Si el contribuyente decide usar Verifactu, la administración tendrá toda la información sobre la facturación en tiempo real, ya que este sería su programa de gestión.

El SIF o Sistema de Gestión Externo no tiene obligación de remitir información a la AEAT, hasta la entrada en vigor de la norma de factura electrónica, de acuerdo a las fechas indicadas anteriormente.

• Ley Antifraude: Una de las novedades que introduce la Ley Antifraude es VeriFactu o los sistemas de emisión de facturas verificables. Este término se refiere a los sistemas informáticos de facturación que remiten de manera electrónica todos los registros de facturación a Hacienda. Los requisitos que deben cumplir estos sistemas son los que recoge el reglamento de la Ley Antifraude para ser un software certificado por AEAT.
• Validez facturas: Todas las facturas deberán estar expedidas de forma digital por un software que esté certificado por la Agencia Tributaria. Dejarán de ser válidas aquellas facturas realizadas en Word o Excel, algo que todavía muchos autónomos y microempresas utilizan.
• Software: Con los sistemas de facturación electrónica se busca que esté garantizada la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación tal y como recoge la Ley tributaria. De esta manera, se logra que los datos de los softwares de facturación sean confiables y no se puedan manipular, pero ahora se añade también el factor verificable.
• Comunicación Agencia Tributaria: Estos datos deben emitirse por medios electrónicos a la Agencia Estatal de Administración Tributaria todos los registros de facturación generados de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.

3. ¿Cómo se identifican las facturas Verifactu?

• Código QR: Todas las facturas, completas y simplificadas, expedidas por sistemas Verifactu tendrán que incorporar un código QR que contenga algunos datos de la factura que permitan a sus destinatarios identificarla. Además, deberán incluir una frase que indiquen expresamente que son facturas expedidas por sistema verifactu o VeriFactu.
• Envío de información a la AEAT: Con la inserción de este código QR en la factura se quiere facilitar que el receptor, si lo desea, pueda proporcionar de forma voluntaria, utilizando un dispositivo para la lectura del código QR, la información sobre la factura a la Agencia Tributaria.
• Registro de eventos: Asimismo, el sistema informático tendrá que guardar un registro por cada factura expedida y contar con un registro en el que se recojan principales eventos que se produzcan el software (arranque y parada, actualizaciones, entradas y salidas de usuarios, etc.).
• Referencia sistema: Las facturas deben indicar expresamente si han sido generadas con el sistema Verifactu. Si es así, aparecerá la expresión Veri-Factu de modo que el usuario pueda comprobar los datos de la factura en la plataforma de la AEAT.
  

4. Proceso de la factura electrónica

• Transacción: Se realiza una compraventa en un establecimiento, de forma física o virtual.
• Generación de fichero: El software genera un fichero con una huella o hash para cada factura o tique.
• Factura/Tique: Se crea la factura o tique con un código QR. Si la factura es electrónica no se genera QR.
• Comprobación: El comprador puede enviar información a la AEAT.
• Software AEAT: La AEAT indica al comprador si la factura está en su base de datos.
• Resto de Software: El comprador no puede verificar en la base de datos de la AEAT, sólo puede comprobar que la factura cumple los requisitos legales.

5. Software 

Para las plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas se regulan los requisitos técnicos para que puedan operar:

• Periodo de adaptación: Deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial (Pendiente). Sistemas totalmente adaptados para el próximo 1 de julio de 2025.
• Requisitos técnicos: Aún no se ha publicado el reglamento, sin embargo se estima que los fabricantes de software tendrán que cumplir con los siguientes requisitos:
  • Estar en posesión de la certificación ISO/IEC 27001 para su sistema de gestión de la seguridad de la información,
  • Utilizar protocolos seguros para la transmisión de la información con especificaciones AS2 o AS4,
  • Operar con firma electrónica avanzada de las facturas electrónicas, tener capacidad de intercambiar facturas electrónicas en todas las sintaxis admitida y tener un plan de continuidad de negocio.
  • Asegurar la disponibilidad del servicio (al 99%) y contar con recursos de soporte disponibles en todo momento, asegurar las normas de gobernanza del dato y confidencialidad, así como, tener capacidad y garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuitas con otras plataformas.
• Sintaxis autorizadas: La factura electrónica tiene como objetivo tener un formato común, independientemente de la empresa o del proveedor de software. Por ello, las facturas electrónicas se deben generar en mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII), mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015 y mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.
• Certificado: Las empresas desarrolladores de software deben emitir un certificado de cumplimiento en caso de solicitarlo un usuario.
• Sanciones: Si eres fabricante las sanciones oscilan entre los 1.000 euros y los 150.000 euros. Los usuarios o empresas que incumplan con la normativa, pueden recibir una sanción de hasta 50.000€.

6. Proyecto ViDA

• Registro Único de IVA en la UE: Simplificar las obligaciones de las empresas en múltiples estados miembros, basándose en la extensión del sistema One Stop-Shop para transacciones B2C.
• Implementación de requisitos comunes de factura electrónica: Obligatorios para transacciones intracomunitarias, promoviendo la digitalización y permitiendo a los estados miembros adoptar sistemas de facturación electrónica o informes en tiempo real, conforme a un estándar común.
• Plataforma comunitaria de IVA: Este sistema permitirá compartir información relativa al IVA de los distintos estados miembro.

7. Preguntas frecuentes

-¿Qué es un sistema de verificación de factura electrónica?

Se trata de sistemas informáticos de facturación que envían de manera electrónica todos los registros de facturación a Hacienda. Los requisitos que deben cumplir estos sistemas son los que recoge el reglamento de la Ley Antifraude para ser un software certificado por AEAT

-¿Cuáles son las principales diferencias entre la factura electrónica y Verifactu?

El principal objetivo del Verifactu es el envío de la información a la Agencia tributaria, y que los sistemas informáticos sean seguros, mientras que el Ministerio de Economía busca con la factura electrónica la consecución de la interoperabilidad entre todos los sistemas de factura electrónica que puede haber y el control de la morosidad incluyendo la información del pago. No obstante, la Agencia Estatal está en contacto con el Ministerio de Economía y Competitividad que está impulsando la factura electrónica con la Ley Crea y Crece, para la colaboración con el objetivo de buscar la mejor coherencia entre el sistema que se está definiendo para la facturación electrónica entre empresarios y el sistema Verifactu.

-¿A quién afecta Verifactu específicamente?

Estarán obligados a tener un software Verifactu las siguientes categorías de contribuyentes:

– Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.

– Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollan actividades económicas.

– No residentes que obtienen ingresos a través de un establecimiento permanente y están sujetos al Impuesto sobre la Renta de no Residentes.

– Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros. – Productores y comercializadores de los sistemas informáticos.

-¿Cómo puedo saber que mi programa cumple con la normativa antifraude?

La entidad productora del sistema informático deberá entregar a sus clientes y comercializadores una declaración responsable, certificando que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el reglamento y en las especificaciones que, en su desarrollo, se aprueben, mediante Orden ministerial. Aún no está aprobada la Orden ministerial con los requisitos definitivos y específicos para la “auto certificación” con la declaración responsable, por ello ningún programa de software en la actualidad puede decir que está certificado.

-¿Habrá alguna ayuda para implementar las modificaciones de este nuevo reglamento?

No hay una ayuda fiscal especifica, más allá de la deducibilidad de las inversiones, amortizaciones, etc. Pero está el Kit digital como posibilidad de financiación.

-¿Es obligatorio tener certificado electrónico para el envío de las facturas?

Sí, las aplicaciones que envían información a los servicios web deberán autenticarse con el certificado electrónico del cliente. Todos los NIFs se tienen que validar contra la Base de Datos Centralizada de la AEAT, la presentación podrá ser efectuada por el obligado tributario, un apoderado suyo a este trámite o un colaborador social, que deberá disponer de un certificado electrónico reconocido. Está pendiente de desarrollo normativa, no obstante, debe tenerse en cuenta, de aprobarse el proyecto de real decreto como está, que los sistemas de remisión de facturas verificables deberían poder gestionar certificados electrónicos para autenticarse en la conexión con la AEAT de cara a la remisión de la información, aunque no haya firma. En el caso de optar por la opción “No Veri*Factu” también será necesario disponer de un certificado para la firma de las facturas.

-¿Se permite la modificación de facturas una vez enviadas a la AEAT?

No, una vez enviadas las facturas a la AEAT no se permite la modificación o eliminación de las facturas definitivas.

-¿Cómo se tratarán los errores humanos a la hora de facturar?

Es fundamental entender que las normas sobre la emisión de facturas permanecen inalterables. Por tanto, en el proceso de elaboración preliminar de una factura, cualquier error que se produzca no afecta a la facturación per se, ya que estas equivocaciones quedan fuera del ámbito de la factura definitiva. Asi pues, la factura no admite modificaciones una vez se haya emitido. Si después de emitir una factura se detecta un error, es necesario hacer una factura rectificativa que corrija a la original. Esta factura rectificativa debe añadirse al registro y comunicarse a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), manteniendo el procedimiento que actualmente se aplica a los libros de registro.

-¿El sistema Verifactu también afectará a las operaciones internacionales, como por ejemplo al comercio electrónico?

La obligación afecta a estas operaciones también, ya que debemos tener en cuenta que esta normativa afecta a todos los contribuyentes sujetos tanto al IRPF como al Impuesto de Sociedades, entonces en la medida en el que estos contribuyentes realicen operaciones de esta naturaleza también tienen que incluir estas facturas en sus listados de facturas y en sus procesos de facturación ordinaria, no hay ninguna especialidad. Cualquiera que sea el régimen de IVA bien sea una factura exenta, de exportación o bien de un contribuyente que no tenga una obligación por IVA, sino que solo esté obligado solo por IRPF a presentar sus declaraciones, todos esos registros de facturas o documentos análogos a la factura tienen están incluidas en el proyecto, y deben enviarse a la AEAT, por lo tanto, las facturas internacionales también.

-¿Será obligatoria la remisión de las facturas a la AEAT antes de entregarla al cliente?

No, el decreto no establece la remisión antes. Es al revés, se emitirá la factura y después se enviará.

-¿Las empresas del sector público están afectadas por el proyecto de orden y por lo tanto deberán remitir las facturas a la AEAT?

En la medida en la que estén obligados a emitir facturas, están igualmente obligadas.

-¿Afecta Verifactu a las empresas en estimación objetiva (módulos)?

Este proyecto tiene carácter universal, independientemente de régimen tributario que tengan. Por lo que los regímenes especiales simplificados u objetivos, están dentro del sistema. Los sistemas simplificados muchas veces son objetivos para IVA, pero no en IRPF, por lo que la facturación es un punto clave, a pesar de que en IVA no sería un elemento importante para la determinación de la deuda tributaria. Por otro lado, tenemos la posibilidad de emitir facturas en los regímenes de estimación objetiva, aunque el emisor no tributa por las facturas que emite. Estas facturas no tienen una repercusión directa en la tributación de la persona, pero si un interés directo para el control general de los sistemas tributarios, para saber cuándo, por cuánto y a quién se le ha emitido.

-¿Continuará funcionando el sistema de módulos?

El Régimen de Estimación Objetiva, más conocido como “módulos”, permite una forma de tributación basada en la ausencia de información detallada. Desde hace unos años está señalado por la Agencia Tributaria como un sistema de tributación destinado a desaparecer, ya que actualmente España es el único miembro de la UE que aplica este régimen simplificado, mientras que el resto de los países europeos han adoptado el sistema de franquicias, un enfoque considerado más adecuado. Con la introducción de la nueva directiva de IVA, que se espera entre en vigor en 2025, se pretende implementar el régimen de franquicias. Este cambio implicará una transición para los contribuyentes sujetos al Régimen de Estimación Objetiva, quienes deberán ajustar sus sistemas contables y de gestión fiscal a las nuevas exigencias. Por ello, la AEAT recomienda a las empresas acogidas a este sistema que comiencen a considerar los ajustes necesarios antes de la entrada en vigor de la nueva normativa.

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