VeriFactu o no VeriFactu, qué diferencia hay

El Sistema Informático de Facturación será de aplicación en 2026, siendo la fecha límite el 1 enero para las empresas y el 1 julio para los autónomos. Este nuevo sistema de facturación exige a las empresas y autónomos que sus sistemas de facturación cumplan requisitos técnicos específicos, obligándoloes a elegir entre dos modalidades: el sistema Verifactu y el sistema No Verifactu.

Ambas opciones forman parte de lo que se conoce como Sistema Informático de Facturación (SIF), que engloba a todos los programas utilizados para emitir, registrar y conservar facturas. No obstante, la elección entre una u otra modalidad tendrá implicaciones directas en la gestión tributaria y la relación con Hacienda.

¿Qué exige el sistema VeriFactu?

Para cumplir con la Ley Antifraude, todos los programas de facturación deben cumplir con una serie de requisitos técnicos definidos en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Su principal objetivo es garantizar la seguridad, integridad y trazabilidad de cada factura emitida:

• Firma digital para cada factura, que asegura su autenticidad.
• Encadenamiento entre registros, evitando alteraciones o manipulaciones.
• Inclusión de un código QR.
• Registro de eventos del sistema, para auditorías.
• Estos elementos técnicos son obligatorios tanto en el modo VeriFactu como en el modo no VeriFactu.

¿Qué es el modo VeriFactu?

La diferencia entre ambas modalidades radica en la comunicación con Hacienda. El sistema Verifactu está diseñado para enviar automáticamente los registros de facturación en el mismo momento en que se emite una factura. Es decir, Hacienda recibe la información en tiempo real, lo que permite un mayor control y reduce la posibilidad de errores .

Por otro lado, el sistema No Verifactu no remite la información a Hacienda de forma automática. Los datos se almacenan internamente, y solo se entregan si la Agencia Tributaria los solicita. Esta opción implica una mayor carga técnica y de responsabilidad para la empresa, ya que deberá garantizar que los registros no puedan ser alterados.

¿Qué ventajas tiene?

• Visibilidad inmediata para Hacienda, que puede acceder a los datos en tiempo real.
• Facilita y acelera las inspecciones fiscales, al tener la información disponible y actualizada de los ingresos.
• Reduce significativamente los riesgos de errores, omisiones o sanciones por incumplimiento.
• Automatiza gran parte de la gestión administrativa y fiscal, reduciendo la carga operativa.

Cabe destacar que el modo VeriFactu no exige requisitos técnicos adicionales en cuanto a firma digital o encadenamiento, ya que estos son comunes a ambos modos, pero sí automatiza el cumplimiento y aporta una mayor eficiencia.

¿Qué es el modo no VeriFactu?

La modalidad no VeriFactu consiste en operar en un sistema de facturación sin enviar los registros a la AEAT. En este modelo, las facturas se generan, firman digitalmente y almacenan localmente en el sistema de la empresa.

¿Cómo funciona el sistema no VeriFactu?

Si optas por un sistema no VeriFactu, este deberá cumplir con las exigencias técnicas de la Ley Antifraude:

• Las facturas se crean, se firman digitalmente y se almacenan de forma segura en el software.
• Solo se enviarán los registros de facturación a la Agencia Tributaria cuando ésta lo solicite expresamente, por ejemplo, durante una inspección.
• El sistema debe estar preparado para exportar toda la información requerida en formatos aceptados.

¿Cuál es la mejor opción para tu empresa?

Ambos sistemas son válidos, pero ofrecen ventajas distintas según las necesidades de cada empresa.

Optar por Verifactu puede suponer una mejora en la imagen de tu negocio, al transmitir transparencia y cumplimiento. Además, al compartir los datos en tiempo real con Hacienda, se reducen los requerimientos técnicos y las posibilidades de recibir inspecciones o requerimientos posteriores.

El sistema No Verifactu, en cambio, ofrece un mayor grado de confidencialidad, ya que no envía la información directamente a la Administración. Sin embargo, exige más controles internos, firmas digitales, trazabilidad detallada y responsabilidad técnica sobre el correcto almacenamiento de las facturas.

¿Qué pasará con los autónomos y pequeñas empresas?

La Agencia Tributaria ha anunciado que ofrecerá un SIF gratuito, destinado especialmente a autónomos y pequeños negocios que emiten pocas facturas al año.

¿Qué debes tener en cuenta para prepararte?

La entrada en vigor de esta obligación está prevista para 2026, por tanto, es recomendable que las empresas comiencen a adaptarse cuanto antes. Elegir el software adecuado, revisar los procesos internos de facturación.

En definitiva, tanto Verifactu como No Verifactu son opciones válidas, pero responden a necesidades distintas. Si buscas un sistema más automatizado, con menos carga técnica y que facilite tu relación con Hacienda, Verifactu puede ser la opción más recomendable. Sin, en cambio, priorizas la privacidad de los datos y cuentas con los medios para garantizar todos los requisitos técnicos, No Verifactu también puede encajar en tu modelo de negocio.

Si necesitas asesoramiento o información sobre este tema, no dudes en contactar con el equipo de asesores y consultores de ESCOEM. Estamos a tu disposición para ayudarte y resolver cualquier duda que nos plantees.