Sistema Verifactu en 2026, guía práctica para autónomos y pymes

El sistema VeriFactu es una medida clave implantada por la Agencia Tributaria para reforzar el control sobre la emisión de facturas y prevenir el fraude fiscal. Su aplicación se enmarca en la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, y se desarrolla a través del Real Decreto 1007/2023, que regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación.

Con entrada en vigor obligatoria en 2026, VeriFactu obliga a autónomos, empresas y entidades a emplear sistemas informáticos de facturación (SIF) que aseguren la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas emitidas. Desde ESCOEM, explicamos en este artículo en qué consiste VeriFactu, a quién afecta, qué obligaciones implica y cómo adaptarse de forma eficaz.

¿Qué es el sistema VeriFactu?

El sistema VeriFactu es una herramienta diseñada por la Agencia Tributaria para combatir el fraude fiscal, asegurando que las facturas generadas por autónomos y empresas no puedan ser alteradas ni eliminadas sin dejar rastro. Se trata de una parte esencial del nuevo marco regulador establecido por la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, y desarrollado por el Real Decreto 1007/2023. En definitiva, los principales objetivos de Verifactu son garantizar la trazabilidad e integridad de las facturas, así como facilitar el control tributario. Los sistemas informáticos de facturación tienen dos modos de aplicar la citada normativa, según se indica en la siguiente tabla.

Ambas modalidades son válidas legalmente, aunque el modo VeriFactu reduce considerablemente los posibles requerimientos de la Administración.

¿A quién afecta VeriFactu?

El sistema VeriFactu será obligatorio para todos los contribuyentes que emitan facturas utilizando un sistema informático de facturación (SIF). Es decir:

• Empresas (sujetas al Impuesto sobre Sociedades).
• Autónomos (que tributan en IRPF por actividades económicas).
• Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
• Existen exenciones aplicables. Revisa si tu negocio reúne los requisitos de exención establecidos; de ser así, no tendrás obligación de implementar VeriFactu.

Calendario de implantación

Requisitos técnicos del sistema Verifactu

Para que un software de facturación cumpla con los estándares de Verifactu, debe incorporar una serie de elementos técnicos que aseguren la inalterabilidad, trazabilidad y seguridad de los datos.

Requisitos fundamentales

• Registro de facturación seguro: cada factura debe generar un registro único, con firma electrónica, huella digital (hash) y sello de tiempo.
• Encadenamiento de registros: cada nuevo registro debe incorporar información del anterior, impidiendo suplantaciones.
• Generación de código QR: todas las facturas deben incorporar un código QR verificable por Hacienda.
• Leyenda obligatoria: texto que identifique que la factura ha sido generada conforme al sistema Verifactu.
• Envío automático (si aplica): en modo Verifactu, el sistema debe enviar los registros a la AEAT en tiempo real.

Elementos visibles en la factura Verifactu

¿Qué pasos deben seguir los autónomos y pymes?

Desde ESCOEM recomendamos a nuestros clientes anticiparse a la implantación del sistema Verifactu siguiendo estas pautas:

• Revisión del software actual
  • Verifica si tu sistema de facturación está preparado para Verifactu.
  • Si no lo está, consulta con el proveedor sobre la posibilidad de actualización.
• Elección de modalidad

• • Modo Verifactu: envío inmediato de las facturas a Hacienda.
  • Modo no Verifactu: conservación segura y envíos solo cuando se requiera.
• Solicitud de certificación

• • Exige a tu proveedor un documento que acredite la conformidad del software con los requisitos de la AEAT.
• Pruebas de funcionamiento
  • Emite facturas en modo test para verificar que el código QR se genera, que el sistema no permite modificaciones no registradas y que el almacenamiento es fiable.
• Formación del equipo
• • Forma a los trabajadores implicados en la facturación.
  • Informa a tus clientes sobre los cambios visibles en las facturas (como el QR o leyendas legales).

¿Qué riesgos existen si no te adaptas a Verifactu?

La no adaptación al sistema Verifactu puede tener consecuencias relevantes tanto fiscales como operativas:

• Pérdida de validez fiscal de las facturas emitidas.
• Sanciones económicas por uso de software no conforme.
• Problemas con clientes y proveedores que exijan comprobación legal de las facturas.
• Mayor probabilidad de inspección tributaria ante ausencia de registros fiables.

Beneficios del sistema Verifactu

Pese a su carácter obligatorio, Verifactu aporta ventajas significativas:

• Mayor seguridad jurídica: todas las facturas tienen valor legal garantizado.
• Reducción de errores: se evitan duplicidades, alteraciones y huecos en la numeración.
• Facilita las inspecciones: al tener la AEAT acceso a los registros en tiempo real.
• Imagen de profesionalidad y transparencia: frente a clientes, inversores y proveedores.
• Agiliza declaraciones fiscales: especialmente si se utiliza el modo Verifactu.

Recomendaciones para elegir un software conforme a VeriFactu

Preguntas frecuentes sobre Verifactu

¿Puedo seguir usando Excel o Word para facturar?

El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:

• Introducir los datos de las facturas.
• Expedir e imprimir las facturas.
• Conservar la información de facturación.

Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias. Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.

La Agencia Tributaria podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen. Indicar que la AEAT ofrecerá gratuitamente una aplicación básica de facturación, que podrá utilizar siempre y cuando sus funcionalidades y condiciones de uso se ajusten a sus necesidades.

¿Es obligatorio enviar las facturas en tiempo real?

No. Puedes optar por conservar los registros de forma segura y enviarlos solo cuando Hacienda lo solicite (modo no Verifactu).

¿Necesito un nuevo software?

Dependerá de si el que utilizas actualmente puede adaptarse a Verifactu. Si no es posible, deberás migrar a un programa compatible.

El sistema VeriFactu marcará un antes y un después en la forma de emitir y controlar las facturas en España. Su implementación obligatoria a partir de 2026 exige una preparación anticipada por parte de autónomos y pymes. Desde ESCOEM recomendamos auditar ya tus sistemas de facturación, elegir la modalidad que mejor se adapte a tu operativa y solicitar la certificación correspondiente a tu proveedor.

Si necesitas asesoramiento o información sobre este tema, no dudes en contactar con el equipo de asesores y consultores de ESCOEM. Estamos a tu disposición para ayudarte y resolver cualquier duda que nos plantees.