Obligación del código QR en las facturas, Verifactu

El código QR será el elemento clave que garantice la trazabilidad y autenticidad de las facturas en el nuevo sistema Verifactu. A partir de 2026, todas las facturas emitidas por empresas y autónomos deberán incorporar un código único, generado automáticamente por su propio sistema de facturación. Este código permitirá que tanto el receptor de la factura como la Administración Tributaria puedan acceder a la información esencial del documento y comprobar su validez de forma rápida y segura. En él se incluirán, entre otros, los siguientes datos:

• Identificación del emisor (NIF).
• Número y fecha de factura.
• Importe total.
• Hash o código criptográfico que garantiza la integridad del registro.
• Identificador único (hash) de la factura
• URL de verificación en la sede electrónica de la AEAT
• Leyenda “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT o VERIFACTU

El QR se convierte así en una huella digital única, imposible de replicar o alterar sin dejar rastro. Por tanto, Hacienda podrá comprobar de forma rápida y sencilla si la factura se ha generado conforme al estándar Verifactu y que esta no ha sido modificada.

¿A quién afecta la obligación y desde cuándo?

El calendario de implantación distingue entre empresas y autónomos:

• Para todas las empresas será de obligado cumplimiento a partir del 1 de enero de 2026.
• Para todos los autónomos con actividad económica tendrán obligación de aplicar el Verifactu desde el 1 de julio de 2026.

No obstante, se recomienda no dejar la adaptación para el último momento. La actualización de los programas de facturación requerirá tiempo para su desarrollo y pruebas. Además, en sectores como el comercio, la hostelería o los servicios profesionales, el software de TPV o facturación ya en uso podría necesitar modificaciones significativas.

¿Qué facturas deben llevar código QR?

Toda factura, sea completa, simplificada, rectificativa o recapitulativa, deberá incluir un código QR si ha sido generada mediante un sistema informático de facturación.

La norma no distingue entre tipos de operaciones, destinatarios o importes, sino en el medio de emisión. Si se utiliza un ordenador, software, TPV u otra herramienta digital para emitir la factura, deberá incorporar el QR.

Tipos de facturas afectadas:

• Facturas completas u ordinarias. Cualquier factura que se emita a otra empresa, profesional o consumidor que la solicite, está obligada a contener el código QR si se genera digitalmente. Esto incluye facturación B2B y B2C sin excepción.
• Facturas simplificadas (tickets). Los tickets emitidos en restaurantes, tiendas, peluquerías o cualquier negocio con TPV son facturas simplificadas.
• Facturas rectificativas. Las facturas de abono, que corrigen errores de facturas anteriores, también están obligadas a contener QR si son generadas por software.
• Facturas recapitulativas. La legislación contempla la posibilidad de emitir facturas recapitulativas (agrupando varias operaciones de una misma jornada, por ejemplo). En tal caso, la factura recapitulativa se expide conforme al ROF, y el software generará un único “registro de alta” que represente esa factura total. Deberás enviarlo a la AEAT en el momento de su expedición. Si, además, has emitido tickets provisionales durante el día, recuerda que esos “tickets” son facturas simplificadas si se expidieron formalmente. No se duplican con la recapitulativa, salvo que el reglamento de facturación lo permita en ciertos supuestos. Generalmente, la emisión de una recapitulativa implica no haber entregado factura simplificada previa por cada venta.
• En una factura electrónica estructurada (como Facturae en formato XML), no es necesario que el QR sea visible, pero sí debe contener la información correspondiente.
• Están excluidas de la obligación de QR y sistema Verifactu las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información.

 ¿Dónde debe colocarse el código QR en la factura?

Según la Agencia Tributaria y las Haciendas Forales, el QR debe estar en la primera página de la factura y debe ser el primer elemento visible generado digitalmente.

Ubicación recomendada por formato:

• Formato vertical (tipo A4): parte superior izquierda o centrado al inicio del documento.
• Formato horizontal: margen izquierdo superior o centrado verticalmente.
• Tickets o TPV: zona visible y accesible en la parte superior del ticket.

Cada factura debe incluir un único código QR, visible y fácilmente escaneable. No puede colocarse entre el texto, en una página distinta ni requerir ninguna manipulación para su lectura.

¿Qué ocurre al escanear el código QR?

Al escanear el código QR incorporado en una factura emitida bajo el sistema Verifactu, se puede comprobar si el documento ha sido correctamente registrado y validado por la Agencia Tributaria. Este proceso permite verificar la autenticidad de la factura y detectar posibles incidencias en su envío o registro.

A continuación, se detallan los resultados posibles que pueden aparecer tras la verificación del código:

• Factura encontrada: Indica que la factura ha sido correctamente registrada en la AEAT y que los datos coinciden con la información contenida en el código QR.
• Factura no encontrada: Señala que, aunque la factura se haya emitido a través del sistema Verifactu, no existe un registro coincidente en la AEAT. Esta situación puede deberse a un error o a una omisión.
• Factura no verificable: Se muestra cuando la factura se ha generado fuera del sistema Verifactu, por lo que su validez no puede comprobarse en línea.

La regla general es la obligación de incorporar el código QR, por lo que se recomienda adaptar todos los sistemas para evitar incidencias o sanciones.

Consecuencias del incumplimiento

Emitir facturas sin el código QR obligatorio puede tener importantes repercusiones fiscales, tales como:

• Sanciones económicas por incumplimiento de las obligaciones de facturación.
• Posible pérdida de la validez de facturas, por lo que podría poner en riesgo la deducción del IVA o de gastos.
• Requerimiento o comprobación por parte de la Agencia Tributaria.

Por ello, es esencial adaptar los sistemas de facturación antes de la entrada en vigor de la normativa y garantizar el cumplimiento desde el primer día.

La incorporación del código QR en las facturas no es una opción, sino una obligación legal que afecta a casi todas las empresas y autónomos. Esta medida, enmarcada dentro de la Ley Antifraude, tiene como objetivo reforzar el control fiscal, garantizar la autenticidad de las operaciones y, por ende, reducir el fraude fiscal.

Adaptarse cuanto antes a esta normativa no solo evitará sanciones, sino que también aportará transparencia, eficiencia y seguridad a la gestión contable de tu negocio.

Si necesitas asesoramiento o información sobre este tema, no dudes en contactar con el equipo de asesores y consultores de ESCOEM. Estamos a tu disposición para ayudarte y resolver cualquier duda que nos plantees.