Regalos a empleados. Tributación y deducción fiscal

En muchas empresas, el cierre del año llega con un gesto habitual, la cesta de Navidad, regalos o la comida/cena para la plantilla. Lo que en la práctica se vive como un reconocimiento interno, en el plano jurídico-tributario se convierte en una pregunta incómoda ¿es gasto deducible o es una liberalidad? Y, si es deducible, ¿ qué ocurre con el IRPF del trabajador y con el IVA soportado?

La respuesta no es única, pero sí tiene un hilo conductor claro. La deducibilidad y la tributación dependen de la finalidad empresarial, de la normalidad del gasto (usos y costumbres) y, sobre todo, de la prueba documental. La Administración tributaria ha fijado criterios reiterados sobre estos supuestos, y conviene anticiparse con orden, porque lo que no se justifica, normalmente no se sostiene.

Tratamiento en el Impuesto sobre Sociedades ¿gasto deducible o liberalidad?

La Ley del Impuesto sobre Sociedades parte de un principio que conviene recordar, no todo gasto contable es gasto fiscalmente deducible. Entre las partidas tradicionalmente conflictivas están las liberalidades (gastos sin correlación con los ingresos o sin finalidad empresarial acreditable).

Ahora bien, el propio régimen del IS ha ido delimitando el concepto y el debate ahora suele girar en torno a si los obsequios a empleados son un “detalle gratuito” (no deducible) o una atención al personal integrada en la dinámica empresarial (deducible). La clave práctica está en acreditar que responde a una política habitual o razonable de empresa, conectada con el clima laboral, la organización del trabajo o la propia cultura corporativa, y que no es desproporcionada en relación con la dimensión y actividad de la entidad. En este marco, conviene tener presente el artículo 15 de la Ley 27/2014 (IS), que regula los gastos no deducibles e incluye, con matices, las liberalidades.

• Qué suele aceptarse como deducible. En la práctica, suelen defenderse como deducibles, entre otros,
  • Cestas o regalos navideños entregados a la plantilla de forma general o conforme a criterios objetivos (por ejemplo, por antigüedad, centro de trabajo o convenio interno).
  • Comida o cena de empresa vinculada a una fecha señalada (Navidad, cierre de ejercicio, objetivos anuales).
  • Detalles de bajo o medio valor con finalidad interna (motivación, reconocimiento, cohesión del equipo), siempre que no se trate de gastos extravagantes o personales.
• Qué suele generar más riesgo
  • Regalos selectivos sin criterio objetivo (solo a socios, administradores o un grupo reducido sin justificación).
  • Importes elevados o difícilmente explicables por el tamaño del negocio.
  • Falta de documentación (facturas incompletas, ausencia de evidencias de entrega o asistentes).

Justificantes y prueba. El expediente que Hacienda espera ver

Si hay un patrón que se repite en comprobaciones, es este. La discusión no se gana con opiniones ante la AEAT, se gana con argumentos y documentación que soporte el gasto. Para sostener la deducibilidad de los regalos a trabajadores, resulta recomendable conservar,

• Factura completa del proveedor (cestas, catering, restaurante, regalos).
• Relación de destinatarios y, si es posible, acuse de recibo (firma o confirmación de entrega).
• En cenas/comidas. Reserva, correos de convocatoria, listado de asistentes o evidencias internas (comunicación corporativa), y factura del restaurante con datos suficientes.
• Política interna (aunque sea sencilla). Una nota interna anual que describa la práctica (por ejemplo, “detalle navideño general para plantilla”).

Este enfoque encaja con el criterio administrativo habitual, por lo que, el gasto puede ser defendible, pero la empresa debe poder identificar destinatarios y finalidad y acreditar que el gasto no es un mero acto de liberalidad.

Los regalos como retribución en especie

Aquí aparece el segundo eje del problema, ya que incluso cuando el gasto es defendible en el Impuesto sobre Sociedades, la Administración suele entender que el trabajador obtiene una utilidad, un bien o servicio para fines particulares. Y eso, con carácter general, es renta en especie. El artículo 42 de la Ley del IRPF define las rentas en especie como la utilización, consumo u obtención de bienes, derechos o servicios para fines particulares, de forma gratuita o por precio inferior al normal de mercado.
Consecuencia práctica

• La cesta, el regalo o la cena pueden constituir retribución en especie para el trabajador.
• Si es renta en especie, la empresa debe valorar la renta conforme a reglas del IRPF y, en su caso, practicar ingreso a cuenta (salvo supuestos exentos o con tratamiento específico).

¿Existen exenciones?

La normativa del IRPF contempla determinadas rentas en especie exentas, pero no existe una “exención general” para cestas de Navidad o cenas de empresa por el mero hecho de ser tradicionales. Las exenciones están tasadas y deben encajar en los supuestos legales.

Un punto crítico sería que muchas contingencias nacen cuando el gasto se deduce en IS, pero no se trata adecuadamente en nómina/IRPF (ni se valora ni se gestiona el ingreso a cuenta). En inspección, esa asimetría suele ser un foco de regularización.

IVA como el terreno más restrictivo

El tercer frente suele ser el más ingrato. El IVA soportado, puesto que la Ley del IVA limita el derecho a deducir en determinados bienes y servicios, incluyendo (de forma especialmente relevante) aquellos destinados a atenciones a asalariados. El artículo 96 de la Ley 37/1992 recoge restricciones objetivas de deducción en supuestos como alimentos, bebidas y servicios recreativos, además, menciona expresamente bienes o servicios destinados a atenciones a asalariados. Por tanto, como regla general práctica se debería aplicar lo siguiente:

• IVA de cestas/regalos. Normalmente no deducible si se configura como atención al personal.
• IVA de comidas/cenas. Como regla general no deducible si se configura puramente como atención al personal.

La Consulta Vinculante de la DGT V3818-15, de 2 de diciembre de 2015, negó la deducción del IVA soportado por una cena anual de Navidad y por los obsequios sorteados entre los empleados. Posteriormente, el TEAR de Valencia, en su resolución de 22 de octubre de 2024, admitió la deducción de la cena cuando respondiera a los usos y costumbres de la empresa, aunque se trata de un criterio no vinculante. Más recientemente, las resoluciones del TEAC de 18 de junio de 2026 —RG 00/03164/2025 y 00/03931/2025— han confirmado que el IVA de las cestas de Navidad entregadas a empleados o clientes no es deducible, aunque constituyan una práctica habitual, en consonancia con la STJUE de 12 de marzo de 2026, asunto C-515/24, Randstad España. Estas diferencias se analizan en el artículo de ESCOEM «IVA en comidas con clientes, qué cambia tras la sentencia del TJUE».

Cómo reducir contingencias con Hacienda

• Sin convertir la gestión de este tipo de gastos en un “procedimiento complejo”, sí que es aconsejable seguir un guion mínimo para evitar problemas en el futuro.
  Define el concepto ¿es regalo general? ¿evento corporativo? ¿beneficio social?
• Aplica criterios objetivos (a quién se entrega y por qué).
• Exige factura completa y vincula el gasto al ejercicio correcto.
• Acredita destinatarios (acuse o listado).
• Coordina fiscalidad y nómina. Si es renta en especie, que tenga reflejo y tratamiento.
• Revisa la deducción del IVA con prudencia. En muchos casos, el IVA soportado será el punto más débil.