La normativa sobre los registros contables que han de mantener las empresas se encuentra en el Código de Comercio, que exige a todos los empresarios llevar una contabilidad ordenada, adecuada a su actividad, y mantener un libro de inventarios y balances y otro diario, sin perjuicio de lo exigido por las leyes o disposiciones especiales.

Las sociedades mercantiles están obligadas a llevar también un libro o libros de actas en el que consten, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad.

En cuanto a los requisitos formales aplicables a los registros contables, el Código de Comercio establece que las empresas presentarán los libros obligatorios al Registro Mercantil del lugar donde tengan su domicilio, para su diligenciado y sellado antes de comenzar su utilización, debiendo añadir a esta información la declaración de la identificación del titular real de la sociedad.

Se permite la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas separadas que posteriormente habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales han de legalizarse antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio correspondiente.

Los citados requisitos formales también son de aplicación al libro registro de acciones nominativas de las sociedades anónimas y en comandita por acciones, así como al libro registro de socios de las sociedades de responsabilidad limitada, que podrán llevarse por medios informáticos.

Tanto el Código de Comercio como el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital señalan que las cuentas anuales comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria, constituyendo estos cinco documentos una unidad de información a estos efectos (también se exige un informe de gestión, si bien no se considera parte constitutiva de las cuentas anuales). No obstante, el estado de flujos de efectivo y el estado de cambios en el patrimonio neto no serán obligatorios cuando así lo establezca una disposición legal (por ejemplo, para las sociedades que puedan formular balance en modelo abreviado, como se explica más adelante).

En relación con la aplicación práctica del Plan General de Contabilidad, tras una Primera Parte en la que se establece el Marco Conceptual de la Contabilidad, la Segunda Parte del mismo establece normas de registro y valoración para las diferentes partidas integrantes del activo, pasivo y cuenta de resultados.

A continuación, se incluyen brevemente las principales características contenidas en el Marco Conceptual y en las más significativas normas de registro y valoración introducidas por el Plan General de Contabilidad vigente:

Componentes de las cuentas anuales
Estado de cambios en el patrimonio neto y estados de flujo de efectivo.
La información incluida en las cuentas anuales debe ser relevante y fiable.
Se aplica el principio de no compensación, salvo que una norma, de forma expresa, disponga lo contrario.
Se definen los siguientes elementos: Activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos, que se reconocerán cuando se cumplan los criterios de probabilidad en la obtención o cesión de recursos que incorporen beneficios o rendimientos económicos, y su valor pueda determinarse con un adecuado grado de fiabilidad.

La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a emprendedores y su internacionalización modifica el artículo 263 de la Ley de Sociedades de Capital, estableciendo un límite inferior y, por tanto, de aplicación previa, en virtud del cual las cuentas anuales deberán ser siempre revisadas por un auditor salvo que, en los dos ejercicios consecutivos anteriores a la fecha de cierre del balance, concurran al menos dos de las circunstancias que se detallan a continuación:

Activo total no superior a 2.850.000 €
Cifra de negocio anual no superior a los 5.700.000 €.
Número medio de empleados durante el ejercicio no superior a 50.

Las sociedades perderán esta facultad si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior.