Aspectos clave de la facturación

La Agencia Tributaria presta especial atención a las facturas y los registros contables de las mismas, centrándose en las facturas emitidas de las empresas, ya que la  ocultación de ventas socaba la liquidación de impuestos. Por ello, desde Hacienda suelen revisar los siguientes puntos:

1. Facturas expedidas. Los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de la misma.
2. Las formalidades contables. Las obligaciones contables o registrales de los contribuyentes que desarrollan actividades económicas dependen del régimen o modalidad de determinación del rendimiento neto:
   1. Estimación directa: modalidad normal. Los contribuyentes que desarrollen actividades empresariales que tengan carácter mercantil cuyo rendimiento se determine en la modalidad normal del régimen de estimación directa, estarán obligados a llevar contabilidad ajustada a lo dispuesto en el Código de Comercio. Cuando la actividad no tenga carácter mercantil las obligaciones contables se limitarán a los libros registro de ventas, bienes de inversión y compras/gastos.
   2. Estimación directa: modalidad simplificada. Estarán obligados a la llevanza de los libros registro de ventas, bienes de inversión y compras/gastos.

• Estimación objetiva o la denominada comúnmente como “módulos”. Deberán conservar los justificantes de los signos, índices o módulos aplicados de conformidad con lo que, en su caso, prevea la Orden ministerial que los apruebe. Además, están obligados a llevar un libro registro de bienes de inversión que acredite las amortizaciones aplicadas.

3. Formalidades documentales. La factura se considera completa cuando esta contiene los datos o requisitos que se citan a continuación:
   1. Número y serie de facturación.
   2. La fecha de expedición.

• Datos identificativos del emisor y receptor.

1. Identificación fiscal (NIF).
2. Domicilio.
3. Descripción de las operaciones.

• Tipo Impositivo.
• Cuota Tributaria.

1. Medio de transporte.
2. Tipo de Operación.
3. En aquellos casos en los que la operación esté exenta o sujeta a un régimen especial debe indicarse.

4. La facturación es una tarea de vital importancia para las empresas, debiendo sus responsables prestar especial atención a las consecuencias fiscales y contables de las facturas, tanto de las emitidas, como de las recibidas, ya que estas últimas permiten justificar los gastos y deducciones de los empresarios y profesionales.

Además, de lo anteriormente expuesto se debe prestar especial atención a otros aspectos relacionados con las facturas, como son:

• Obligaciones de Facturación

Se pueden emitir diferentes series en la facturación cuando existan razones que se puedan justificar. Pero es obligatorio en los siguientes casos:

1. Las facturas las expiden los destinatarios de las operaciones o terceros (la norma general indica que la empresa emitirá factura cuando entrega los bienes o presta el servicio).
2. Que sean facturas rectificativas.

• Que las facturas se expiden en procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.

Las facturas deben contener menciones específicas cuando la transacción/operación afecte a la liquidación de impuestos o las características de la misma, por ejemplo, la factura ha sido expedida por el destinatario «facturación por el destinatario», cuando es él o el adquirente quien expide la factura en lugar del proveedor o prestador; la de «inversión del sujeto pasivo» cuando el sujeto pasivo del IVA es el adquirente o el destinatario de la operación; así como la mención al régimen especial de aplicación si se tributa en el «régimen especial de las agencias de viajes»; «régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección» y «régimen especial del criterio de caja».

Si la operación está exenta de IVA, hay que indicarlo expresamente en la factura, junto a la referencia de la normativa que establece la exención, o mencionarlo como en los casos anteriores. El nuevo Reglamento de facturación elimina la obligación de hacer esta misma indicación o mención en el caso de operaciones no sujetas al IVA.

• Obligación de conservar las Facturas

La obligación de conservar las facturas recae sobre el interesado o sujeto pasivo, siendo posible subcontratar esta tarea a un tercero, debiendo conservar su contenido original durante cuatro años.

Se conservarán:

1. Las facturas recibidas.
2. Las copias o matrices de las facturas expedidas.

• Los justificantes contables en las operaciones en las que se haya aplicado la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la UE.

1. Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
2. Los documentos que acredite el pago del impuesto a la importación.

Indicar que las facturas en formato papel o electrónico se deberán conservar mediante cualquier medio que garantice su autenticidad del origen, la integridad de su contenido y su legibilidad y poder poner a disposición de la AEAT toda la documentación o información, si la solicita.

Si la empresa o autónomo prefiere conservar las facturas fuera de España, ha de cumplir esta obligación mediante el uso de medios electrónicos que garanticen el acceso en línea a la AEAT.

Si necesitas consejo o ayuda, no dudes contactar con el equipo de asesores y consultores de ESCOEM. Estamos a tu disposición para ayudarte y resolver cualquier duda que nos plantees.